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Excel在人力资源管理的具体应用过程中，有哪些必须使用的小技巧?8个技巧提升你的工作效率（二）

SEP技术支持 | 2020/5/17 0:00:00

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技能(4):准备报告。
有人力资源的人经常面临写报告的情况。一旦你的报告需要大量的统计数据，麻烦就来了。您需要不断地将图表或数据从Excel粘贴和提取到报表中。如果统计员告诉你：对不起，有多少数字是错的.心理阴影有多大？
一个更好的方法是在Excel中设计一个报表模板，设计要在那里预先填写的数字和图表样式，然后建立一个引用关系。这样，数据可以在获得统计结果后自动生成，至少不需要改变它们。例如：
截至2016年6月底，该公司共有员工，包括男性和女性。下图显示了性别结构。要统计的人数、饼图等。将首先留空，并且可以在分类统计表或结果汇总表中与相关单位格建立引用关系。
这里有一个小窍门。由于Excel使用单位格作为基本填充单位，不能单独调整单位格的大小，如果用于报表，则可以在设计报表模板时缩小单位格列宽(例如，列宽调整为1):

这样，在写报告时，就有必要在单位格中填入更多的内容。只要直接合并它而不影响其他单位。
技巧(5):善用报价。
引用这个函数非常方便，但是一旦数据量很大，就会严重影响运行速度。因此，不要盲目使用它。哪些函数占用大量资源，这里不介绍。感兴趣的人可以自己查看。然而，基本原理如下：例如，a是原始数据，b由a计算，c参考b来计算结果，所以在生成c时，它实际上是先推给b的，如果b由a计算，那么它必须追溯到a，这相当于计算所有的数字。
因此，引用的三个基本原则是：如果常数可以被引用，就应该尽可能多地被引用；能节省尽可能紧密地追踪链条，并且少走几步。如果一个结论可以通过简单的计算得出，那么使用尽可能少的复杂公式或函数。
技能(6):谨慎使用合并。
制作表格时，许多人习惯于合并重复的单元格。事实上，这违反了统计分析的最基本原则。当您创建一个表时，您实际上是在构建一个数据库，也就是说，您必须保持每个记录中的所有数据完整。在统计分析期间，根本不推荐合并！这种过滤和排序不会受到合并单元格的影响。
技能(7):学会“记录”。
是的，我想说的是一个非常有用的函数：宏。编写“宏”需要一定的编程基础。这对人力资源来说是不是有点太高了？宏中一个非常好的功能是“记录宏”。简单地说，就是先做你想做的事情，记录下做的过程，然后运行这个宏，这样你就可以自动执行刚才的操作了。非常方便吗？你可以检查记录的宏的代码(事实上，它更容易阅读，一点点的计算机编程，并不难理解)。如果你适当地修改它，你可以自动达到你想要达到的目标。
以Excel2016为例，您可以在视图-宏中选择记录宏。录制后，您可以通过“查看宏”来欣赏代码：

有效工具：Excel在人力资源管理中的八大应用技巧
如果没有此选项，您可以在“文件-选项-信任中心-信任中心设置-宏设置”中选择“启用所有宏”(不同版本可能略有不同)。
技能(8):筛选和分类。
过滤和排序是常用的功能。选择标题行后，单击“数据过滤器”，将出现一个下拉箭头。您可以选择满足升序、降序等条件的单元格。以下图为例：

有效工具：Excel在人力资源管理中的八大应用技巧
我们可以看到名单没有按照规则排序。例如，如果您在列a中写入一个公式，单元格A2显示“=A1 1”，然后向下拖动以形成一个数字。当你按升序排列名字时，你会发现列a中的数字序列仍然是1，2，3.(如右上图所示)。如果你想回到原来的订单，那会很麻烦。这里需要强调的是，在制作表格时，必须有一个默认的排序字段，并且尽可能不使用公式，而是使用常数(例如，在右下角的数字中，数字使用数值)。这样，当返回到原始状态时，您只需要按数字的升序排序。
上述八个方面与其说是技巧，不如说是注意事项。Excel是最强大的办公软件之一。如果你能养成使用Excel的好习惯，掌握使用Excel的技巧，你的工作效率一定会提高一倍！至于常用的函数、公式、运算和代码，事实上，你只需要知道是否有这些函数。你不需要记住它们。使用时你可以及时检查。

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