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如何高效使用进销存软件？

SEP技术支持 | 2020/3/13 16:16:07

推荐使用：免费进销存仓库管理软件(免费下载，像Excel一样极速上手，可灵活自定义的企业管理软件)

许多第一次使用进销存软件的用户会担心他们没有使用软件的经验或专业基础，并且不知道如何快速上手才能最大化利用软件的有效性。
事实上，根本没有必要担心。我已经整理出了几个使用进销存软件的基本步骤，以帮助新客户快速灵活地使用上手。
1.建立基本商品信息
建立商品信息与建房子打地基一样重要。
你能建多少层取决于地基铺设得有多好？基础信息的建立在企业进销存软件的应用中起着至关重要的作用。
市场上的大多数进销存软件产品、客户和供应商都是以树形结构进行分类的，所以分类是否合理涉及到是否有后期的报表。
对于商品信息的建立，最好遵循五个原则:
统一编码规则；
统一命名规则；
产品名称/客户名称完整且唯一；
专门人员负责根据统一的编号和命名规则建立完整的产品名称和客户名称；
产品名称可以细化到最小的单元格。
2.期初数据录入
期初数据包括期初库存商品、期初应收、期初现金银行等。
(1)录入期初是一个手工账户和计算机账户关联的过程。只有当开始的数据被尽可能清楚地统计出来时，后面的公司管理层才能更容易被弄清楚。
如果期初数据不准确，以后的数据分析和报表查询就没有什么效果和意义，因为期初数据不准确，流程管理比较好，最后的数据也不准确。
(2)必须在业务流程中逐步调整数据，以检查软件的帐簿库存和仓库的实际库存库存。通过期初库存调整或库存管理挂失和溢报进行调整库存，然后对往来账户进行清理，管理应收应付账款、现金银行等模块。
3.日常业务处理
日常业务处理中应注意的三个要点:
(1)负责库存的人员一般不处理采购和发货单据，只需要管理库存货物的数量，不能自己做清单。
仓库只需确保库存货物没有被盗或被淹，实物的数量和型号与入库单据的数量和型号一致，数量、型号和出库单据一致。
装运和配送必须按照发票和配送清单进行，装运和配送必须准确进行。
(2)购销必须分开，专人负责。建议一个人打开采购订单，一个人审核，一个人过账。如果没有足够的工作人员，一个人可以开账单，另一个人可以检查兼顾过账。
至少，保证会有负责采购货物、销售货物和仓库的人员，每个部门将承担自己的责任并在自己的岗位内工作权限。
(3)管理交易对账的员工负责查找每笔款项对应的出入库单据，及时准确的对账，管理客户的信用额度和信用周期，统计逾期应收账款，简单做一些账龄分析和资金周转率分析。
4、报表查询、数据统计和分析
进销存软件不需要做任何事情，只需要输入简单的基础数据和日常生活中的一些常用文档。它可以满怀信心地等待报告结果，确保报告数据能够及时准确地呈现给需要数据分析的领导，为企业的发展提供数据支持，并提供参考建议。
这就是进销存软件的使用效果。用户不需要操作心里复杂的统计公式，也不需要手持计算器或算盘进行加减运算。只要输入到软件中的数据通常以文档的形式输入，软件就会自动执行操作，并快速向用户显示多维度、多角度的业务报表和财务报表，一目了然。
多种角色和分工使企业的日常工作能够在个人身上快速完成，每个人都可以轻松完成自己的工作，减少相互参与和等待，以此提高企业内部运作效率。
尽量让不同部门的人员都参与的软件的管理中来；
销售人员只负责销售货品；
采购人员只负责采购货物；
财务人员专门记录财务收支，进行账务管理；
仓库经理专攻货物管理；
综上所述，我们可以清楚地知道企业管理软件是否使用良好，20%取决于软件版本、功能和品牌选择是否正确，30%取决于软件服务提供商的服务能力和服务质量，剩下的50%取决于管理体系、业务流程、明确的岗位、详细的职责分工、老板的关注、员工素质、员工与软件的合作以及公司是否有一套完整的信息应用标准和方案。
软件品牌已经选定，软件服务提供商已经选定，剩下的就是与公司的管理体系、业务流程、所有员工的合作，在自己的经营范围内尽自己的一份力权限，并持之以恒。
随着公司管理体系和业务流程的变化，信息计划将及时调整和完善。

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