如何选择企业文件共享系统

随着市场竞争的加剧，原材料及人力成本的激增，企业越来越认识到拥有知识产权及创新能力的重要性，纷纷在产品研发上投入了大量的人力物力，购买的众多先进的设计软件及各类文件共享软件，这在提升企业创新能力的同时，也带来了许多管理上的问题，具体表现如下：

●电子文件难于管理
   电子文件数量众多，且分布在不同的计算机中，文件格式及版本各异，难以统一管理；

 ●文件的准确性得不到保证 
   电子文件容易更改的特性，使得文件的准确性很难得到保证；文件修改频率高，版本混乱，相互借用、参考关系复杂，一致性和有效性很难保证； 

 ●文件共享困难　
   企业内部人员缺乏有效的手段快速查找所需的电子文件，需花费大量的时间在文件的搜索查询上，往往会因为查不到所需的文件而需花费很多时间去重建文件；

 ●企业各部门缺乏协作 
   企业内部各部门、各级人员无法有效共享特定业务文件。部门之间信息传递不能正确、畅通地进行，必将导致一系列负面影响。

 ●缺乏知识的积累的能力
   缺乏有效的手段，确保企业人员分享他们的知识；如果企业人员流动性大，各种知识难以得到积累和提炼；

 ●企业知识的安全得不到有效保护
   各种文件数据进行电子化后，就会带来企业核心数据的安全及保密的难题；

●抗灾难能力差
   企业内部电子文件分散在企业中各个独立的电脑中，很难完全避免人为的恶意删除及自然灾难的破坏；

而企业应充分了解自身在文件管理方面都存在哪些问题，从文件管理上的问题出发，去选择一款适合自身需求的文件文件共享系统。企格(优企SEP) 9则是采用了国内首创的“虚拟无盘”技术，是新一代的企业电子文件共享的首选软件。

系统有以下功能及特点：

●文件共享集中管理
   企格(优企SEP) 9系统采用的创新型的权限目录的管理模式，实现指定类型电子文件采用“不落地”的方式进行保存，即本地不保存文件而强制直接保存到服务器；可以强制规定需要管理的指定类型的文件，如 Word 、AutoCAD、Solidworks、Pro/E 、UG等文件，直接并且只能保存在服务器上，从而确保了电子文件自动集中管理，无需再另外单独检入文件；
所有的文件都被强制集中管理后，也就意味着企业的知识能够有效地被集中管理、共享，这就能帮助企业在内部实现知识传递，同时也可避免因人员流动带来的企业知识的损失；

●文件权限控制
   所有在工作区中的文件，系统可以根据用户的权限，设置该文件的浏览权、修改权，下载权，打印权等，只有拥有相应权限的用户，才能对文件进行相应的操作；

●文件查询
   系统提供快速查询工具，采用类似GOOGLE的模糊查询，就能迅速找到所需文件；系统同时提供高级查询功能，允许通过条件定义，查询到自己所需的文件；

●版本及变更管理
   对于进入系统的文件，都有相对应的版本号，只有通过审批流程才能发布文件；只有通过严谨的ECR/ECO流程，才能对文件进行升级；系统自动记录文件的所有历史版本，并允许查看该文件历史的任意一个版本的信息，同时可查看历史版本的变更信息，即查看某个历史版本由哪次变更而来。

 ●团队Excel，Word的共享编辑
   由于文字与数字之间具有关联性，支持多人协作编辑团队团队Excel，Word，支持Excel公式和图表，可以根据自己的需要灵活的导出Excel或者Word。也可设置不同成员的操作权限，灵活方便的同时也加强了安全性。备份文档的编辑历史，可查找之前的日志，发现问题及时更改。

●文件安全性
   由于采用“不落地” 的工作方式，所有技术文件都保存在服务器中；本机上没有文件，而文件又受到相应的权限控制，这就能够有效地避免企业信息的外泄，同时也能避免电子文件遭到恶意删除；同时系统还提供了自动备份功能，可对所有文件进行异地、远程备份，确保电子文件的安全性；

随着信息化与大数据发展的不断推进，企业对于文件管理系统的需求只会越来越多。本文提供的文件共享系统企格(优企SEP) 9，不论从产品功能，比如便利性、安全性考虑；还是从品牌知名度或者服务上考虑都是不错的选择。总之，“不管黑猫白猫，能抓老鼠的都是好猫”，真正从企业实际情况出发，只有适合自己企业的文件管理系统才是好的文件共享系统。