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企业如何用好ERP系统？

SEP技术支持 | 2020/3/12 16:19:01

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一.导言
ERP是一个非常成熟的信息系统，在企业中得到广泛应用。在具有一定规模的企业中，超过75%的被调查企业已经使用过ERP系统，有的甚至多次使用过ERP系统。然而，ERP的使用效果确实很差，或者说许多中小企业根本不知道如何建立、维护和使用ERP系统。
然而，ERP系统是所有信息系统中最基本的数据平台。在制造执行系统、供应商关系管理、WMS、APS等一系列信息系统能够在此基础上建立起来，从而集成为一个相对完整的信息系统之前，必须做好ERP。
因此，如何建设、维护和使用好ERP成为中小企业建设信息系统和数字化工厂的必然和必由之路。
二、ERP运作的原则
ERP系统是ERP的简称，它是一个基于信息技术的管理平台，集成了信息技术和先进的管理思想，为企业员工和决策者提供决策手段和系统化的管理思想。它是从物料需求计划发展而来的新一代集成管理信息系统。它扩展了物料需求计划的功能，其核心思想是供应链管理。
ERP的文档关系如下:

图1 MRP计算示意图(文件透视图)
物料需求计划的计算逻辑是销售订单和物料清单。MRP计算后，可以很方便的得到销售订单对应的三个最低三级任务需求:
1.生产任务列表:与工厂各车间和零件的生产任务相关。
2.委外订单:与委外工序相关的委外订单
3.采购订单:与供应商直接相关的外购任务。
在上述三项任务需求的品种、数量和时间中(根据销售订单的提前期和交货日期进行倒推确定)，品种和数量两个维度非常准确，不容置疑。只有时间(或日期)是根据提前期计算的。提前期不仅是一个估计值，也是一个变量和估计值。
物料需求计划的关键是在销售订单和生产任务订单、分包订单和采购订单之间建立直接关系，从而实现客户、工厂和供应商之间的直接关系。此外，任务非常明确，为工厂的运营和管理提供了非常方便的工具。因此，ERP是工厂管理的核心系统和最基础的数据平台。
三、ERP运作的核心

图2 MRP操作逻辑示意图(库存透视图)
我们将MRP操作关系从图1中的文档视角更改为库存视角。我们可以确定ERP运作的三个关键点(物料需求计划是核心):
1、物料清单
ERP的核心模块是物料需求计划操作，物料需求计划的一个输入是物料清单，因此物料清单必须是ERP操作的基础和重点之一。
物料清单采用计算机辅助企业生产管理。首先，计算机应该能够读出产品成分和所有相关的材料。为了便于计算机识别，用图形表示的产品结构转化必须是某种数据格式。通过数据格式描述产品结构的文档是物料清单。它是定义产品结构的技术文档。因此，它也称为产品结构表或产品结构树。在一些工业领域，它可能被称为“配方”、“要素表”或其它名称。
物料清单中的错误将不可避免地导致物料需求计划操作中的错误，因此物料清单的准确性和实时性是ERP操作的基础。
2、库存
从图2的示意图可以看出，ERP单据流程基本上是围绕库存展开的，有六个单据都与库存相关联:外购入库、委外入库、产品入路、委外出库、材料出库、销售出库。这意味着库存不准确，ERP系统运作的基础不再存在。库存的准确性是ERP运作的基础。
3.单据
ERP(MRP)运行时，涉及销售订单、生产任务单、委外订单、采购订单四个单据，其中有六个单据:外购入库、委外入库、产品入库、委外出库、材料出库、销售出库，共同构成了ERP的十个最基本的单据。这些文件的准确性和及时性至关重要。
1.销售订单的周期最长，从销售订单进入ERP系统进行审批和通过开始。销售订单仅在销售问题完成后才关闭，这通常与承诺的技术交付期限一致。
然而，从财务的角度来看，有必要完成所有的收据，并且在它真正关闭之前没有顾客的抱怨。
2.生产任务单、委外订单和采购订单三个单据的生命周期短于销售订单，但长于其他六个单据。它们也是长期单据，通常与我们承诺的交货期限相同。
3.外购入库、委外入库、产品入库、委外出库、材料出库、销售出库六种单据的使用寿命最短。它们通常是每天计算的，是需要立即关闭的实时文档。
四.ERP有效运行的基础
众所周知，一个ERP系统需要被很好的使用，它必然需要准确的基础数据，而准确的基础数据是组织、过程和方法的保证。

图1正确使用ERP的示意图
首先，企业领导者坚定不移的心
ERP的成熟应用改变了不定期手工作业和随机信息工作的习惯。它属于大幅度改变工作习惯的做法，是一种深刻的管理变革。
ERP系统的建设不仅需要软硬件的投入，还需要组织结构变革和人员配备的投入。这些都需要消耗资源，属于战略投资。
此外，在资源投入的基础上，不仅需要改变操作习惯，还需要改变流程，这将不可避免地带来中低层次的阻力。这需要领导者有足够的毅力来完成任务。
因此，只有领导者的决心和毅力，才能完成ERP系统。
二、企业组织管理的优化
中小企业总体组织结构不完善，人员配置不合理，企业管理软件使用不当。它们通常处于“欠管理”状态，导致ERP系统不佳和运行效率低下。
ERP系统是生产、经营和管理最基本的信息系统。因此，为了给信息系统打下良好的基础，有必要优化组织结构，配置必要的人员，以保证ERP系统的实现。

图2典型制造企业组织结构示意图
工厂的组织结构需要配备齐全，特别是与ERP系统使用相关的几个部门或职位:
1.物料清单:研发部还是工程部，必须有一个部门负责，而物料清单的编制和更改需要有人负责，输入到ERP系统也需要一个专门的录入员。
2.PMC: PMC是工厂的信息处理节点，必须有专门的人员进行物料需求计划计算，PMC需要根据其工作职责进行封闭管理(生产任务单对应的个人电脑，采购和委外单对应的主生产，销售订单对应的物料需求计划业务员，收发订单)。只要是有一定规模的企业，MRP专业就应该是一个独立的职位(当然，它也可以兼任其他职位)。
3.仓库:仓库是工厂的物流节点。库存的准确性将影响物料需求计划和工作单齐套的需求，这是非常关键的。一般来说，仓库的直线领导最好放在工厂管理中，不建议放在财务管理中(直接财务管理是最差的选择，一般库存数据不准确是因为缺乏有效的监督)，从而提高收发管理的协调性和准确性。
研发部物料清单管理、PMC文件管理和仓库库存管理对应于ERP系统的三个核心重点:物料清单库存和文件。
三、ERP控制方法
为了有效地使用ERP系统，需要采用以下科学方法:
1.简化材料编码
所有ERP的基础是科学的物料编码系统。虽然许多企业都有产品数据管理(或称产品生命周期管理)，但良好的物料编码系统是科学实施ERP的基础。

图3材料代码分类示意图
2.物料清单结构是准确的
准确的物料清单结构是确定任务(采购、外包、生产)和简化物料清单准备的基础。因此，在确定物料清单结构之前，有必要确定以下事项:
1)区分自制件、委外件和采购订单的属性，了解这三种材料属性之间的关系，否则会造成无穷无尽的麻烦。
2)区分并确定物料清单分阶的粒度。ERP被控制在车间工作单级别，不需要区分为操作工作单。根据这一原则，应划分车间和团队，并根据具体的业务需求确定适当的粒度和分阶点。
3.简化ERP相关文档
ERP有许多文档，尤其是许多中间文档。如何简化ERP的中间文档是ERP顺利实施的基础。
4.优化与ERP相关的运营流程
1)增加物料编号，增加物料清单和物料清单变更控制流程；
物料清单是ERP的基础。自然，物料清单的编制和更改必须有一个相对严格的过程。建议在更改ERP系统之前，必须批准纸质文件，以确保准确的物料清单。
2) 库存操作流程
需要严格的仓库操作程序来确保ERP数据的准确性
3）单据控制流程
单据控制过程分为两部分。首先，它是物料需求计划的操作过程。有必要确定物料需求计划的总需求或净需求，并确定物料需求计划的计算过程。强烈建议在执行物料需求计划时，必须是计算物料需求计划的销售订单(或预测订单)，而不是每天计算一次或多次物料需求计划。
这三个过程也是相应的ERP系统的三个重点:BOM，库存和文档。
五、ERP的典型应用
财务是ERP应用的重点，PMC是另一个关键的应用部门。PMC最典型的应用是生产任务单的控制。只有ERP数据可用于以下控制:
1.建立销售订单的优先级
首先，根据销售订单的交货日期和工厂对客户的承诺交货日期，建立交货计划中销售订单的优先顺序。交货日期越近，销售订单的优先级越高，交货日期越晚，优先级越高。
2.将销售订单的优先级与生产任务订单、分包订单和采购订单同步
生产过程的同步非常重要，尤其是对于涉及最终装配过程的业务场景。只能实现同步齐套，并且只能建立全局优先级同步系统齐套。
3.齐套投料
在建立优先订单的基础上，密切关注物料的可得性和齐套可得性，实现齐套投料，确保生产平稳和生产周期短，从而获得竞争力。
4.缓冲管理
有必要有效地控制优先级顺序。应注意两份文件的数量:订单延迟和订单快速延迟。还应注意车间不按照优先顺序生产的情况和原因，以确保工厂按照优先顺序执行并确保生产订单。
六.结论
总之，ERP作为一个非常实用的信息系统，不仅是未来建设数字化工厂和智能制造的基础平台，也是工厂运营的必要工具。可以说，用ERP管理和控制一个工厂是不可能的，但如果没有ERP系统，一般不可能管理一个复杂的工厂或具有一定规模的工厂。ERP系统已经成为一个非常有效的工具。
ERP系统当然是可以用好的，尤其是对中小企业。只要组织清晰，人员配置合理，流程清晰，方法得当，就可以实施ERP系统。
总之，企业高层领导的决心是企业资源计划能否顺利进行的基础。没有这个基础，就不可能谈及任何ERP系统(MES、APS、WMS等)。

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